Sommaren är en efterlängtad period av återhämtning, men för många företag innebär den också en ökad risk för fakturabedrägerier. När ordinarie personal går på semester och ersätts av vikarier eller tillfällig bemanning, uppstår ett utrymme som bedragare snabbt utnyttjar.
Andelen bluffakturor ökar under sommaren, och nedan listar vi tips för hur ert företag kan förebygga fakturabedrägerier – och agera rätt om ni drabbas.
Vad är en bluffaktura?
En bluffaktura är ett samlingsnamn för ett krav på en betalning för en vara eller tjänst som ditt företag aldrig beställt eller fått levererad. Det är vanligt att blufföretag till exempel skickar ut fakturor för produkter eller tjänster ni aldrig beställt, eller ringer med erbjudanden som egentligen är dolda avtal. Ofta är avtalen och fakturorna framtagna på ett sätt som syftar till att slinka igenom systemet och summan är sällan på så pass höga belopp att de ska påkalla uppmärksamhet. Detta gör att det kan vara svårt att identifiera en bluffaktura.
Med enkla insatser går det att förebygga risken för att bli drabbad och utnyttjad, och nedan listar vi tre tips att göra innan semestern för att säkerställa att ni undviker att hamna i fällan.
Tre tips som gör skillnad
1. Säkra era rutiner och utbilda personalen
En av de vanligaste orsakerna till att bluffakturor går igenom är bristande rutiner, särskilt när ordinarie processer inte följs fullt ut. Säkerställ att ni har en uppdaterad leverantörslista och har tydliga instruktioner för vikarier och sommarpersonal gällande fakturor och beställningar. Att endast godkänna fakturor från kända leverantörer minskar risken avsevärt. Det är även bra att se till att minst två personer attesterar alla fakturor för att öka säkerheten ytterligare.
2. Var extra vaksamma
Bedragare arbetar ofta med tidspress, till exempel genom fakturor som måste betalas omgående eller erbjudanden som ser ut som redan godkända avtal. Var noggrann när ni granskar fakturor och var extra uppmärksam på fakturor som inte överensstämmer med tidigare överenskommelser eller affärsrelationer. Våga och orka ställ extra frågor, seriösa aktörer förstår varför kompletterande frågor kan behöva ställas.
Nedan listar vi några vanliga varningstecken att vara uppmärksam på:
- Okända avsändare eller leverantörer
- Fakturor för tjänster ni inte beställt
- Otydlig eller finstilt avtalsinformation
- Avvikande betalningsuppgifter
- Krav på omgående betalning
3. Agera snabbt och korrekt om något känns fel
Om ni misstänker en bluffaktura ska ni aldrig betala “för säkerhets skull”. I stället bör ni:
- Bestrida fakturan skriftligen
Bestrid fakturan direkt. Detta ska alltid göras i skriftlig form, antingen via e-post eller brev. Då har ni bevis på när ni har bestridit fakturan. Skrivelsen bör innehålla sakligt skäl till varför fakturan bestrids. - Spara all dokumentation
Spara alltid en kopia på både fakturan, bestridandet och all konversation ni har med företaget. - Polisanmäla händelsen
Gör en anmälan via telefon eller besök en polisstation för att polisanmäla bedrägeriförsöket. All information kring hur ni går till väga finns på Polisens hemsida.
Bonustips!
Svensk Handel har en varningslista där de varnar för bluffakturor och listar företag med oseriösa försäljningsmetoder. Där finns även information kring företag som har erbjudanden eller utskick som kan uppfattas som vilseledande. Denna lista uppdateras löpande, och ni når varningslistan här.
